Toma de decisiones efectivas
Una decisión es una elección entre distintas opciones o posibilidades, que se toman para resolver problemas o aprovechar oportunidades.
“Problema”, “Oportunidades de Mejora”, “Problemática”, “Proceso", se refieren en cualquier caso a lo que vamos a analizar y decidir.
Para simplificar el entendimiento lo llamaremos “Proyecto” bajo el enfoque “Problema-Solución”.
Recomendamos seguir un proceso: (metodología base del Six Sigma)
DEFINIR: Formular el Proyecto.
Implica definir los objetivos del proyecto en base a un modelo preliminar del problema que contemple las siguientes actividades:
- Definir al equipo de Trabajo.
- Recolectar necesidades y expectativas de los involucrados.
- Identificar problemas u oportunidades de Mejora.
- Establecer objetivos preliminares, plazos y costear actividades.
Herramientas recomendadas:
- Ficha del Proyecto, para consolidar Objetivos, Plazos, Costos.
- Cuadro Bidimensional, para determinar la importancia de elementos en base a dos variables.
- Diagrama de Caracterización, para entendimiento general del sistema.
MEDIR: Establecer Sistema de Medición
Medir la frecuencia y posibilidades de errores para establecer metas en base a recolección de información numérica interna y de la competencia. Actividades sugeridas:
- Establecer el Flujo del Proceso.
- Establecer elementos claves del problema.
- Definir Indicadores relevantes.
- Recolectar información numérica.
- Validar el Sistema de Medición para emplearlo en fases siguientes.
Herramientas recomendadas
- Fichas de Indicadores para precisar las mediciones y las fuentes de los mismos
- Flujograma de Procesos, para Identificar elementos claves.
- Benchmarking, para definir metas realistas y relevantes.
ANALIZAR: Estructurar Problema y Soluciones
Profundizar en las causas que determinan los errores y definir oportunidades de mejora priorizándolas. Actividades sugeridas:
- Analizar relaciones Causa - Efecto.
- Validar relaciones en base a los Indicadores.
- Definir alternativas de solución.
Herramientas recomendadas
- Diagramas Causa-Efecto para identificar elementos determinantes de las salidas.
- Tormenta de Ideas combinada con Diagramas de Afinidad y Grupo Nominal para seleccionar ideas más importantes
IMPLANTAR: Seleccionar y Aplicar Soluciones
Definir los elementos específicos que serán cambiados y las metas finales. Desarrollar el proyecto de cambio. Actividades sugeridas:
- Seleccionar alternativas a Implantar
- Plan definitivo del Proyecto
- Implantar soluciones
Herramientas recomendadas:
- Reporte de Gestión para hacer un seguimiento sistemático del proyecto.
- Diagrama de Pareto para seleccionar las soluciones que aportan mayor valor
CONTROLAR: Asegurar Mejora Continua
Implantar un Sistema de Monitoreo para prevenir que se retorne prácticas anteriores y se identifique problemas adicionales.
- Monitorear el proceso para identificar intentos de “volver al pasado”
- Identificación de problemas adicionales.
Herramientas recomendadas
- Tablero de Control, para establecer sistemas de incentivos para los involucrados.
- Benchmarking, para mantener el proceso dentro de parámetros competitivos.
- Definir roles y responsabilidades en las actividades de mejoramiento.
Recomendaciones finales:
- Para tomar decisiones la materia prima fundamental es la información formal.
- No se focalice en una sola fuente de información, menos sobreestime o subestime el valor de la información recibida de otros.
- Deje participar a sus colaboradores y escuche, présteles atención.
- Considere la educación o preparación, el nivel decisional, sus valores y creencias, la motivación y expectativas de las personas.
- Prepárese sobre el tema, no asuma todo lo que le dicen los externos a la organización que poco o nada conocen del sector que atiende y su comportamiento.
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